Comment les hausses de prix mettent les relations fournisseurs à l’épreuve en période d’incertitude

Un fournisseur fiable peut être difficile à remplacer, surtout dans un contexte incertain. Alors, comment négocier une hausse de prix sans fragiliser une relation qui a de la valeur ?

Un fournisseur de longue date vous annonce une hausse de prix. Soudain, plusieurs années de collaboration doivent être confrontées aux contraintes budgétaires du prochain trimestre.

Vous savez ce que ce fournisseur apporte à votre entreprise. Mais vous savez aussi que votre directeur financier aura besoin d’arguments plus solides que « nous avons toujours travaillé avec eux » pour accepter cette dépense supplémentaire.

Alors que les tensions sur l’énergie et les matières premières continuent de peser sur l’économie mondiale, cette demande peut être liée à de réelles contraintes. De votre côté, vos propres engagements peuvent également être devenus plus difficiles à tenir, notamment si vous avez garanti à vos clients des prix qui ne peuvent pas être revus aussi rapidement.

Pourquoi un fournisseur fiable vaut plus que son dernier devis

Repensez à la dernière fois qu’une livraison a rencontré un problème ou qu’un client a modifié sa commande au dernier moment.

Si votre fournisseur savait immédiatement qui contacter, comprenait l’urgence et vous a aidé à trouver une solution, cette connaissance de votre fonctionnement vous a fait gagner un temps précieux. Remplacer cette relation prendrait du temps, même si un autre prestataire proposait un tarif attractif.

Une étude portant sur 344 relations entre constructeurs automobiles et fournisseurs, publiée dans Organization Science, a montré qu’un niveau de confiance plus élevé favorisait le partage d’informations et réduisait les coûts de transaction. Le constructeur bénéficiant du plus faible niveau de confiance consacrait davantage de temps à contractualiser et négocier avec ses fournisseurs que celui bénéficiant du plus haut niveau de confiance.

Lorsque vous évaluez une hausse de prix, ne regardez donc pas uniquement le tarif. Prenez aussi en compte le temps gagné parce que votre fournisseur connaît déjà votre organisation, ainsi que la qualité des livraisons et les services réellement utilisés par vos équipes.

Une relation de longue durée crée aussi des attentes

Après plusieurs années de collaboration, l’acheteur peut naturellement attendre davantage de flexibilité. De son côté, le fournisseur peut considérer que la qualité et la régularité de son service justifient un certain soutien.

Une hausse de prix est souvent le moment où ces deux attentes se confrontent.

Il est alors facile de prendre cette demande comme un signal sur la relation elle-même. Vous avez peut-être recommandé ce fournisseur en interne, maintenu votre collaboration pendant une période difficile ou toujours respecté vos délais de paiement.

Si vous estimez que ces éléments doivent être pris en compte, dites-le clairement et précisez ce que vous attendez en retour.

Dire simplement « cette hausse est trop importante » ne permet pas au fournisseur de comprendre où se situe réellement le problème. Est-ce le montant ? La date d’application ? Ou le fait que vous avez déjà pris des engagements tarifaires auprès de vos propres clients ?

Vous pourriez, par exemple, ouvrir la discussion ainsi :

« Nous souhaitons continuer à travailler avec vous, mais nos prix clients sont déjà fixés pour ce trimestre. Quelle marge de manœuvre avez-vous sur la date d’application de cette hausse ? »

Cherchez ensuite à comprendre pourquoi cette hausse doit intervenir maintenant et quelles marges de manœuvre existent.

Si le fournisseur doit répercuter immédiatement un nouveau coût qu’il supporte déjà, votre prochaine proposition devra en tenir compte. Si, en revanche, la date correspond simplement à une révision tarifaire annuelle habituelle, d’autres solutions pourront peut-être être envisagées.

Proposez une contrepartie qui a de la valeur pour votre fournisseur

La connaissance mutuelle construite au fil du temps peut aussi permettre d’améliorer une organisation devenue coûteuse ou peu efficace.

Imaginons, par exemple, que plusieurs services passent de petites commandes tout au long de la semaine. Le fournisseur doit alors organiser plusieurs livraisons. Avec le temps, tout le monde s’est habitué à ce fonctionnement, même si personne ne l’aurait probablement conçu ainsi au départ.

Supposons maintenant que vos équipes puissent regrouper ces commandes, à condition de disposer d’un créneau de livraison fiable.

Avant de faire cette proposition, vérifiez que vous avez suffisamment d’espace de stockage et que vos collaborateurs peuvent passer leurs commandes assez tôt.

Vous pourriez alors proposer :

« Si vous pouvez limiter la hausse à 3 % et vous engager sur le créneau de livraison hebdomadaire dont nous avons parlé, nous pouvons regrouper nos commandes sur une seule livraison. »

Moins de trajets peuvent permettre au fournisseur de réduire ses coûts de transport. De votre côté, un créneau fixe permet à vos équipes de mieux s’organiser.

C’est le principe du trading en négociation : donner à l’autre partie quelque chose qui a de la valeur pour elle en échange d’un élément important pour vous.

Un fournisseur que vous connaissez bien pourra d’ailleurs souvent vous dire précisément quelles habitudes de commande lui génèrent des coûts ou du travail supplémentaire, et quels changements pourraient réellement améliorer la situation.

La relation continue après l’accord sur le prix

Imaginez maintenant que vous conveniez de regrouper les commandes sur une livraison hebdomadaire, mais que, dans les faits, chaque service continue à commander séparément.

L’économie attendue par le fournisseur disparaît. Et lors de la prochaine négociation tarifaire, votre crédibilité risque d’être affaiblie.

Il est donc essentiel de formaliser les engagements pris. Inscrivez dans l’accord le mode de commande, le créneau de livraison, le nouveau prix et sa date d’entrée en vigueur.

Fixez également une heure limite claire pour les commandes et désignez une personne chargée de les regrouper.

Du côté du fournisseur, identifiez aussi clairement la personne à contacter en cas de problème de livraison, afin qu’une difficulté puisse être réglée avant d’avoir un impact sur votre activité.

Préparez dès maintenant votre prochaine discussion tarifaire

Avant votre prochaine réunion avec un fournisseur, échangez avec les collaborateurs qui travaillent réellement avec lui.

Demandez-leur ce qui serait difficile à remplacer et ce qu’ils aimeraient améliorer dans la relation.

Un collaborateur qui passe son vendredi après-midi à relancer des livraisons peut avoir une vision très différente de celle de la personne chargée de valider le renouvellement du contrat.

Pour aider vos équipes à développer ces compétences, découvrez notre formation à la négociation achats.

Notre eBook Fending Off Inflationary Demands propose également des conseils complémentaires pour mieux préparer votre réponse face à une hausse de prix fournisseur.