Formation à la négociation pour les achats

Formation à la négociation pour les achats

Les équipes achats peuvent rencontrer davantage de difficultés que beaucoup d’autres équipes pour obtenir des résultats favorables en négociation, car elles doivent souvent concilier des objectifs contradictoires.

Le plus souvent, une équipe achats doit obtenir des biens de la meilleure qualité possible, au prix le plus bas possible. En réalité, ces deux objectifs peuvent sembler incompatibles. Il est donc essentiel que les équipes achats disposent des meilleures compétences en négociation afin de pouvoir faire face à toutes les situations.

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Qu’est-ce que la négociation achats ?

Le processus d’achat est souvent long et complexe et peut impliquer un grand nombre de parties prenantes internes et externes. Cela rend la gestion du processus de négociation particulièrement difficile pour les équipes achats.

Les négociateurs achats ont pour responsabilité d’obtenir auprès des fournisseurs les accords offrant la meilleure valeur, tout en gérant les relations avec les parties prenantes internes. Ils sont souvent soumis à une pression importante pour réduire les coûts, tout en obtenant des biens et des services de la meilleure qualité possible.

La négociation achats désigne précisément le processus par lequel les négociateurs achats échangent avec les fournisseurs afin de convenir de conditions favorables dans le cadre d’un contrat d’approvisionnement.

Ce processus intervient aussi bien lors de la négociation d’un contrat avec un nouveau fournisseur que lors de la renégociation des conditions avec un fournisseur existant, notamment au moment du renouvellement du contrat.

Cependant, le processus d’achat commence bien avant que le négociateur ne s’installe à la table des négociations, qu’elle soit physique ou virtuelle.

Les besoins et les spécifications de l’organisation doivent d’abord être définis. Il peut ensuite être nécessaire de lancer un appel d’offres, tout en gérant soigneusement la relation avec chaque fournisseur potentiel afin que chacun comprenne clairement les attentes et dispose d’une possibilité équitable de soumettre une offre.

L’équipe achats peut également être amenée à accompagner les parties prenantes internes dans le choix d’un prestataire approprié et conforme aux politiques de l’entreprise. Ce n’est qu’à ce moment-là que peut commencer le véritable travail de négociation des conditions du contrat définitif.

Tout au long du processus, l’équipe achats doit coordonner différents services internes, tels que l’informatique, la finance ou la conformité, ainsi que plusieurs fournisseurs.

Malgré cette chaîne complexe de parties prenantes, elle doit en permanence chercher à convenir du prix et des conditions de paiement les plus équitables, ainsi que des modalités de livraison, des délais et des niveaux de qualité.

Comment se former à la négociation achats ?

Les compétences en négociation achats sont parfois négligées, car beaucoup pensent qu’il s’agit simplement « d’obtenir un bon prix ». Rien n’est plus éloigné de la réalité.

Pour cette raison, de nombreuses personnes ne reçoivent jamais de formation formelle à la négociation achats et apprennent uniquement par l’expérience professionnelle.

Même si cette expérience est incontestablement précieuse, une formation à la négociation achats peut vous apporter les outils, les tactiques et les stratégies nécessaires pour atteindre vos objectifs rapidement et efficacement, tout en construisant des relations solides avec vos parties prenantes.

La négociation achats ne se résume pas au marchandage. Il ne s’agit pas uniquement d’obtenir un prix bas pour les biens et les services dont vous avez besoin.

Grâce à une formation adaptée, vous pouvez apprendre à identifier vos véritables objectifs dans le processus d’achat : bénéficier d’un accès anticipé et exclusif à des produits innovants, obtenir un meilleur service client ou garantir des délais de livraison, par exemple. Vous pouvez ensuite développer les méthodes nécessaires pour atteindre ces objectifs de manière régulière.

La communication, la persuasion et la capacité d’influence font pleinement partie du processus de négociation. Une formation à la négociation achats vous permet d’être préparé bien avant le début des échanges.

Avez-vous besoin de compétences en négociation achats ?

Les compétences en négociation sont essentielles pour toute personne travaillant dans les achats et l’approvisionnement.

Dans ce type de fonction, vous pouvez être amené à gérer des sommes considérables pour le compte de votre organisation. Vous devez donc démontrer votre capacité à mener à bien les négociations tout en créant de la valeur.

Les compétences en négociation achats vous aident à conclure plus régulièrement des accords complexes, et ce, dans des délais plus courts.

Trop souvent, les personnes entrent dans la salle de négociation avec pour seul objectif d’obtenir un prix bas pour les biens ou les services dont elles ont besoin. Parfois insuffisamment préparées, elles n’ont pas réfléchi à ce que le fournisseur peut retirer de l’accord, ce qui les place dans une position de faiblesse importante.

En comprenant dès le départ vos propres objectifs ainsi que ceux du fournisseur, vous pourrez mieux préparer les différents scénarios susceptibles de se présenter pendant la négociation.

Vous aurez également une idée beaucoup plus précise de votre limite et des éléments sur lesquels vous pouvez faire preuve de davantage de souplesse. Par exemple, pouvez-vous être plus flexible sur le prix, à condition que l’ensemble soit livré dans un délai d’un mois ?

En plus de bien comprendre les résultats recherchés par chaque partie, vous serez mieux équipé pour reconnaître les différents styles de négociation. Cette information vous aidera à mieux communiquer avec votre fournisseur.

Enfin, les compétences en négociation achats vous rappellent que la relation avec le fournisseur ne s’arrête pas lorsque le contrat est signé.

La confiance constitue un élément central du processus de négociation. Éviter d’aborder certains faits susceptibles de déplaire au fournisseur peut nuire à cette confiance.

Il est important de garder à l’esprit que le fournisseur restera présent après la signature du contrat : d’abord pour respecter les engagements convenus et assurer ses obligations en matière de service client, puis lors du renouvellement du contrat.

Les formations Scotwork à la négociation achats

Comme les autres formes de négociation, qu’il s’agisse des discussions salariales dans les ressources humaines ou de la négociation commerciale avec les clients, la négociation achats doit commencer par les fondamentaux.

L’atelier Scotwork consacré aux fondamentaux de la négociation offre une introduction claire aux différentes étapes du processus général de négociation.

Conçu pour toute personne impliquée dans une négociation, quels que soient son âge, son expérience ou son secteur d’activité, cet atelier fournit des outils pratiques pour définir ses objectifs et préparer une négociation, deux compétences essentielles dans le domaine des achats.

Pour aller plus loin, nous proposons également le programme Techniques de Négociation Avancées.

Cette formation intensive de deux jours et demi est adaptée aux besoins des participants et de leur entreprise. Elle leur apporte les compétences nécessaires pour réussir des négociations complexes pouvant porter sur des objectifs stratégiques importants pour l’organisation, concerner plusieurs pays ou impliquer une négociation en équipe : autant de difficultés auxquelles une équipe achats peut être confrontée.

Exercices de formation à la négociation achats

Pour véritablement maîtriser la négociation achats, il faut toutefois aller au-delà de la théorie.

De nombreuses personnes apprennent mieux par l’expérience que dans le cadre d’une formation purement théorique. Lorsque vous choisissez une formation à la négociation achats, il est donc utile de vérifier qu’elle comprend des exemples pratiques et des exercices de mise en situation.

Il n’existe pas de meilleure manière d’ancrer les apprentissages que de s’exercer dans un environnement sécurisé.

Commencez avec Scotwork

Grâce à nos programmes de formation et à nos solutions personnalisables, nous souhaitons inspirer les personnes et les entreprises et leur donner la confiance et la maîtrise nécessaires pour devenir d’excellents négociateurs.

Nos analyses fondées sur les données ainsi que les ressources auxquelles vous pouvez revenir régulièrement après votre formation vous permettent de vous engager dans un parcours d’apprentissage continu afin de développer durablement vos compétences en négociation achats.

Contactez-nous dès aujourd’hui pour améliorer le retour sur investissement de votre chaîne d’approvisionnement.

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