Indispensable à toute négociation, le paperboard trône dans la salle de réunion… et semble la dominer de par son imposante stature. Tellement habituel que parfois on ne le remarque même plus… Objet insignifiant qui fait tapisserie ? Bien au contraire, dès le début de la négociation, il va faire l’objet de toutes les convoitises, puis durant son déroulé, de toutes les attentions… À vos feutres !
Autour de la table de négociation - autre objet culte prochainement traité - les protagonistes se préparent à échanger. Quelques formules de bienvenue et de politesse, et ils entrent dans le vif du sujet. Chaque partie a au préalable distribué les rôle dévolus à chacun : l’observateur, le porte-parole et le rapporteur. Rappelons que durant la négociation, il appartient à ce dernier de poser des questions, de se tenir à ce que dit le porte-parole et de reformuler les positions de chaque partie.
Pour parfaitement exécuter cette reformulation et l’avancée des discussions, l’une des meilleures solutions est évidemment de les inscrire au fur et à mesure sur le papier avec l’assentiment de tous. C’est la principale fonction du paperboard que de restituer en synthèse le contenu de la négociation : positions, souhaits, concessions, etc., en vue d’un accord possible dont les principes et modalités, avant de devenir contractuels, seront décrits sur le modeste objet.
Pour tout rapporteur qui se respecte, le paperboard est d’abord un objet de convoitise. En prendre possession dès le début de la négociation, c’est prendre un léger avantage sur la partie adverse. Le rapporteur prend un ascendant en étant debout alors que les autres sont assis, c’est lui qui tient le feutre (ne pas l’oublier au risque que la partie adverse en profite pour reconquérir ce territoire). C’est lui qui interroge, reformule oralement, puis par écrit. Il est donc écouté, sans cesse observé, voire amendé, tout comme le paper board qui reste l’objet de toutes les attentions dans tous les sens du terme.
Chaque rapporteur se livrera donc à un élégant petit ballet pour gagner son « tableau de chasse »… On évitera la bataille rangée pour conquérir cet outil encore immaculé… Au cas où un rapporteur malheureux n’ait pas de gain de cause, plusieurs attitudes possibles et complémentaires : ne pas se laisser intimider par la position de son alter égo et néanmoins adversaire, aller à ses côtés pour contribuer à la reformulation si celle-ci s’avérait trop tendancieuse, ou encore simplement rester sereinement à sa place et rester très vigilant quant à la bonne restitution du débat et d’une reformulation commune.
Fin de la négociation : sur les papiers froissés du paperboard, il ne reste plus qu’à cueillir les fruits de la réunion… à consommer sans modération pour établir, en gagnant du temps, l’incontournable reporting, voire les bases d'un accord satisfaisant pour tous !